Gouvernance

La version intégrale des règlements auxquels il est fait référence dans les différents textes présentés ici peut être consultée à la section Accès à l’information sous l'intitulé Plans d'action, politiques, procédures et règlements du Conservatoire.

Fonctionnement du Conseil d'administration

Composition du conseil et nomination des membres

Le Conseil d’administration du Conservatoire est composé de 17 membres, soit 10 membres indépendants nommés par le gouvernement du Québec et 7 membres non indépendants, issus de la communauté du Conservatoire. On compte parmi les membres non indépendants le directeur général et le directeur des études, qui sont membres d’office, ainsi que des représentants des directeurs d’établissement et du corps professoral, élus par leurs pairs. Parmi les membres non indépendants se retrouve également d’office le président de la Fédération des associations étudiantes du Conservatoire.

Les exigences particulières quant à la composition du conseil d’administration sont entre autres détaillées au profil de compétence et d’expérience des membres du conseil d’administration du Conservatoire établi par le Conseil.

Au moins huit membres doivent provenir de l’extérieur des régions de Montréal et de Québec. La répartition des membres dans les diverses régions administratives du Québec est précisée annuellement au rapport annuel du Conservatoire.

Un programme d’accueil approuvé par le conseil d’administration est mis en œuvre pour encadrer l’accueil des nouveaux membres et assurer que ceux-ci sont reçoivent toute l’information pertinente pour leur permettre d’exercer adéquatement leur rôle d’administrateur du Conservatoire.

Fonctions du Conseil d'administration

Le Conseil d’administration exerce les fonctions suivantes :

  • établit les orientations stratégiques du Conservatoire, s’assure de leur mise en application et s’enquiert de toute question qu’il juge importante. Le conseil est imputable des décisions du Conservatoire auprès du gouvernement et le président du conseil est chargé d’en répondre auprès du ministre ;
  • adopte le plan stratégique ;
  • approuve les plans d’action du Conservatoire ;
  • approuve les états financiers, le rapport annuel d’activité et le budget annuel du Conservatoire ;
  • approuve les profils de compétence et d’expérience requis pour la nomination des membres du conseil, ainsi que ceux recommandés pour le poste de directeur général et pour la sélection d’un directeur des études ;
  • adopte les régimes pédagogiques et les programmes d’études du Conservatoire ;
  • adopte, s’il y a lieu, une politique-cadre concernant les critères d’association, d’affiliation ou d’autres partenariats ;
  • approuve le plan d’immobilisation et le plan d’exploitation du Conservatoire ;
  • approuve les règles de gouvernance du Conservatoire ;
  • approuve le code d’éthique applicable aux membres du conseil d’administration et aux employés du Conservatoire ;
  • approuve les profils de compétence et d’expérience requis pour la nomination des membres du conseil ;
  • approuve les critères d’évaluation des membres du conseil d’administration et ceux applicables au directeur général ;
  • approuve les critères d’évaluation du fonctionnement du conseil ;
  • établit les politiques d’encadrement de la gestion des risques associés à la conduite des affaires de la société ;
  • s’assure que le comité de vérification exerce adéquatement ses fonctions ;
  • détermine les délégations d’autorité ;
  • approuve, conformément à la loi, les politiques de ressources humaines ainsi que les normes et barèmes de rémunération, incluant une politique de rémunération variable, le cas échéant, et les autres conditions de travail des employés et des dirigeants nommés par le Conservatoire (une politique de rémunération variable doit être soumise à l’approbation du gouvernement) ;
  • approuve le programme de planification de la relève des dirigeants du Conservatoire ;
  • approuve la nomination des dirigeants autres que le président-directeur général ;
  • évalue l’intégrité des contrôles internes, des contrôles de la divulgation de l’information ainsi que des systèmes d’information et approuve une politique de divulgation financière ;
  • s’assure de la mise en œuvre des programmes d’accueil et de formation continue des membres du conseil ;
  • participe activement à l’essor culturel du Québec.

Quelques règles de fonctionnement du Conseil d'administration

Les règles de fonctionnement du conseil d’administration sont prévues à la Loi sur le Conservatoire et sont précisées au Règlement sur la régie interne du Conservatoire.

Conformément aux règles en vigueur, le conseil se réunit au moins quatre fois par année, en tenant compte de l’exercice financier du Conservatoire, qui s’étend du 1er juillet au 30 juin. Aux séances ordinaires peuvent s’ajouter des séances extraordinaires pour traiter de questions plus urgentes ou particulières.

Les séances sont tenues dans le respect d’un quorum de de la majorité des membres.

Le Règlement sur la régie interne du Conservatoire * prévoit les circonstances entraînant la vacance d’un poste de membre, incluant le défaut d’un membre de se présenter à trois séances consécutives auxquelles il a été convoqué et ce, sans en avoir avisé au préalable le président ou le secrétaire.

Lorsque requis, des séances ou des parties de séances du Conseil d’administration peuvent être tenues en huis-clos, en présence des membres indépendants uniquement.

Au terme d’un exercice financier, les membres sont appelés à évaluer le fonctionnement du conseil et identifier les besoins d’amélioration de fonctionnement. Les membres sont également appelés à évaluer leur propre performance et à identifier leurs besoins de perfectionnement ainsi que des formations utiles à l’ensemble du Conseil. Un rapport de ces évaluations est présenté aux membres par le président du Conseil d’administration lors de la première séance de l’exercice financier qui suit.

Comités permanents du conseil d’administration et fonctionnement

Comité de gouvernance et d’éthique

Le comité de gouvernance et d’éthique est formé de quatre membres du conseil d’administration nommés par le gouvernement du Québec sur la recommandation du ministre de la Culture et des Communications, dont le président du conseil d’administration.

En plus de procéder à l’appréciation du rendement et de la performance du directeur général et d’en communiquer les résultats au conseil d’administration, il a entre autres pour fonctions d’élaborer :

  • la démarche d’appréciation du rendement et de la performance du directeur général proposée au conseil d’administration;
  • des règles de gouvernance et un code d’éthique pour la conduite des affaires du Conservatoire;
  • un code d’éthique applicable aux membres du conseil d’administration, aux directeurs ainsi qu’aux autres employés du Conservatoire;
  • des profils de compétences et d’expérience pour la nomination des membres du conseil d’administration, à l’exception du président du conseil et du directeur général;
  • des critères d’évaluation du fonctionnement du conseil d’administration;
  • des règles de fonctionnement du conseil d’administration et de ses comités.

La durée des mandats des membres de ce comité est de 3 ans, sauf pour le président du conseil qui est membre d’office.

Les règles de fonctionnement de ce comité sont détaillées au Règlement sur le comité de gouvernance et d’éthique du Conservatoire.

Comité de vérification

Le comité de vérification est formé de trois membres du conseil d’administration nommés par le gouvernement du Québec sur recommandation du ministre de la Culture et des Communications, dont le président du conseil d’administration.

Les fonctions de ce comité sont :

  • d’approuver le plan annuel de vérification interne du Conservatoire;
  • de s’assurer qu’un plan visant une utilisation optimale des ressources du Conservatoire soit mis en place et d’en faire le suivi;
  • de veiller à ce que des mécanismes de contrôle interne adéquats et efficaces soient mis en place;
  • de réviser toute activité portée à son attention susceptible de nuire à la situation financière du Conservatoire;
  • de s’assurer qu’un processus de gestion des risques soit mis en place;
  • d’examiner les états financiers avec le vérificateur général et le vérificateur externe et d’en recommander l’approbation au conseil d’administration.

La durée des mandats est de 3 ans, sauf pour la présidente du conseil qui est membre d’office.

Les règles de fonctionnement de ce comité sont détaillées au Règlement sur le comité de vérification du Conservatoire.

Comité de ressources humaines

Le comité des ressources humaines est formé de quatre membres du conseil d’administration dont trois nommés par le gouvernement du Québec sur recommandation du ministre de la Culture et des Communications. Ce comité a entre autres pour fonctions :

  • d’élaborer et de réviser les politiques des ressources humaines ainsi que les normes et barèmes de rémunération;
  • d’élaborer et de proposer un profil de compétences et d'expérience pour la nomination du directeur général;
  • d’élaborer et de proposer pour approbation par le comité de gouvernance et d’éthique et adoption par le conseil d’administration les critères d’évaluation du directeur général, et les conditions de la rémunération de celui-ci;
  • de participer à la sélection des dirigeants;
  • d’élaborer un programme de planification de la relève des dirigeants;
  • d’examiner une proposition de nomination des dirigeants autres que le directeur général et celle du principal dirigeant de chacun de ses établissements;
  • de s’assurer que l’organisation dispose des ressources humaines adéquates pour réaliser son mandat.

La durée des mandats est de 3 ans.

Les règles de fonctionnement de ce comité sont détaillées au Règlement sur le comité de ressources humaines du Conservatoire

Autres instances de gouvernance du Conservatoire

Collège des directeurs

Le Collège des directeurs est composé des directrices/directeurs de chacun des neuf établissements d’enseignement du Conservatoire ainsi que de la directrice générale/directeur général et de la directrice des études/directeur des études. Cette instance se rencontre sur une base régulière afin de permettre l’échange d’information, le partage de bonnes pratiques, ce qui permet au groupe de travailler en toute collégialité pour un développement intégré du Conservatoire, partout au Québec.

La composition, les objets, les fonctions et le fonctionnement du Collège des directeurs sont prévus au Règlement sur le Collège des directeurs.

Commissions des études

Deux commissions des études sont constituées par règlements du Conservatoire, soit la commission des études en musique et la commission des études en art dramatique.

Les commissions des études sont composées principalement de membres de la communauté du Conservatoire (directeur d’établissement, enseignants, élèves à temps plein, ainsi que d’un ancien élève et d’un membre externe nommé par les membres de la commission).

Présidées par le directeur des études, les commissions des études ont pour principales fonctions de traiter des questions d’ordre pédagogique (régime pédagogique, programmes d’études, évaluation des apprentissages et sanction des études).

La composition, les objets, les fonctions et le fonctionnement de chaque commission sont prévus respectivement au Règlement sur la commission des études en musique  et au Règlement sur la commission des études en art dramatique. 

Conseils d’orientation

Un conseil d’orientation est constitué pour chaque établissement d’enseignement (9). Ces commissions sont composées notamment de deux à trois enseignants, du responsable pédagogique le cas échéant, d’un membre du personnel non enseignant, d’un élève à temps plein, d’un parent d’élève (dans le cas des établissements en musique) et d’un nombre variable de membres externes (de 4 à 7). Le directeur de l’établissement n’est pas membre du conseil d’orientation mais participe à ses réunions.

Les conseils d’orientation ont pour fonction de traiter les questions qui lui sont soumises par le Conservatoire concernant les orientations et l’organisation des services offerts par l’établissement. Le conseil d’orientation doit être consulté sur la nomination du directeur de l’établissement, les modalités d’application du régime pédagogique dans l’établissement, les modalités de l’organisation scolaire au sein de l’établissement, les projets de règlement concernant la conduite et la discipline des élèves, le budget alloué à l’établissement.

La composition, les objets, les fonctions et le fonctionnement des conseils d’orientation sont prévus au Règlement sur les conseils d’orientation.

Commissions pédagogiques

Une commission pédagogique est mise sur pied dans chaque établissement d’enseignement, tel que prévu aux conditions de travail des professeurs. Ces commissions pédagogiques sont constituées d’un maximum de neuf membres, dont le directeur et des professeurs de l’établissement d’enseignement.

Les commissions pédagogiques ont pour principale fonction de de conseiller la direction sur l'organisation et le développement de l'enseignement au Conservatoire.

La composition, les objets, les fonctions et le fonctionnement des commissions pédagogiques sont prévues à la convention collective de travail en vigueur intervenue entre le Conservatoire et le Syndicat des professeurs de l’État du Québec.