Gouvernance

Le Conseil d’administration du Conservatoire est composé de 15 membres, soit 10 membres indépendants nommés par le gouvernement du Québec et 5 membres non indépendants, issus de la communauté du Conservatoire. On compte parmi les membres non indépendants le directeur général et le directeur des études, qui sont membres d’office, ainsi que des représentants des directeurs d’établissement (1) et du corps professoral (1), élus par leurs pairs. Parmi les membres non indépendants se retrouve également d’office le président de la Fédération des associations étudiantes du Conservatoire.

Les exigences particulières quant à la composition du conseil d’administration sont entre autres détaillées au profil de compétence et d’expérience des membres du conseil d’administration du Conservatoire établi par le Conseil. Les éléments suivants doivent notamment être respectés :

• Au moins les 2/3 des membres du conseil, soit au moins dix (10) membres du conseil, dont le président, doivent, de l’avis du gouvernement, se qualifier comme administrateurs indépendants au sens de la Loi sur la gouvernance des sociétés d’État ;
• Un membre  doit  être  membre  de  l’ordre  professionnel  de  comptables  mentionné  au  Code  des professions ;
• Au moins sept (7) membres doivent provenir de l’extérieur des régions de Montréal et de Québec ;
• Le nombre de femmes au sein du conseil doit correspondre à une proportion d’au moins 40% du nombre total de personnes qui en sont membres;
• Le conseil doit comprendre au moins un membre qui, de l’avis du gouvernement, est représentatif de la diversité de la société québécoise;
• Le conseil doit comprendre au moins un membre âgé de 35 ans ou moins au moment de sa nomination.

Un programme d’accueil approuvé par le conseil d’administration est mis en œuvre pour encadrer l’accueil des nouveaux membres et assurer que ceux-ci sont reçoivent toute l’information pertinente pour leur permettre d’exercer adéquatement leur rôle d’administrateur du Conservatoire.

Le Conseil d’administration exerce les fonctions suivantes :

• établit les orientations stratégiques du Conservatoire, s’assure de leur mise en application et s’enquiert de toute question qu’il juge importante. Le conseil est imputable des décisions du Conservatoire auprès du gouvernement et le président du conseil est chargé d’en répondre auprès du ministre ;
• adopte le plan stratégique ;
• approuve les plans d’action du Conservatoire ;
• approuve les états financiers, le rapport annuel d’activité et le budget annuel du Conservatoire ;
• approuve les profils de compétence et d’expérience requis pour la nomination des membres du conseil, ainsi que ceux recommandés pour le poste de directeur général et pour la sélection d’un directeur des études ;
• adopte les régimes pédagogiques et les programmes d’études du Conservatoire ;
• adopte, s’il y a lieu, une politique-cadre concernant les critères d’association, d’affiliation ou d’autres partenariats ;
• approuve le plan d’immobilisation et le plan d’exploitation du Conservatoire ;
• approuve les règles de gouvernance du Conservatoire ;
• approuve le code d’éthique applicable aux membres du conseil d’administration et aux employés du Conservatoire ;
• approuve les profils de compétence et d’expérience requis pour la nomination des membres du conseil ;
• approuve les critères d’évaluation des membres du conseil d’administration et ceux applicables au directeur général ;
• approuve les critères d’évaluation du fonctionnement du conseil ;
• établit les politiques d’encadrement de la gestion des risques associés à la conduite des affaires de la société ;
• s’assure que le comité de vérification exerce adéquatement ses fonctions ;
• détermine les délégations d’autorité ;
• approuve, conformément à la loi, les politiques de ressources humaines ainsi que les normes et barèmes de rémunération, incluant une politique de rémunération variable, le cas échéant, et les autres conditions de travail des employés et des dirigeants nommés par le Conservatoire (une politique de rémunération variable doit être soumise à l’approbation du gouvernement) ;
• approuve le programme de planification de la relève des dirigeants du Conservatoire ;
• approuve la nomination des dirigeants autres que le président-directeur général ;
• évalue l’intégrité des contrôles internes, des contrôles de la divulgation de l’information ainsi que des systèmes d’information et approuve une politique de divulgation financière ;
• s’assure de la mise en œuvre des programmes d’accueil et de formation continue des membres du conseil ;
• participe activement à l’essor culturel du Québec.

Les règles de fonctionnement du conseil d’administration sont prévues à la Loi sur le Conservatoire et sont précisées au Règlement sur la régie interne du Conservatoire.

Conformément aux règles en vigueur, le conseil se réunit au moins quatre fois par année, en tenant compte de l’exercice financier du Conservatoire, qui s’étend du 1er juillet au 30 juin. Aux séances ordinaires peuvent s’ajouter des séances extraordinaires pour traiter de questions plus urgentes ou particulières.

Les séances sont tenues dans le respect d’un quorum de de la majorité des membres.

Le Règlement sur la régie interne du Conservatoire prévoit les circonstances entraînant la vacance d’un poste de membre, incluant le défaut d’un membre de se présenter à trois séances consécutives auxquelles il a été convoqué et ce, sans en avoir avisé au préalable le président ou le secrétaire.

Lorsque requis, des séances ou des parties de séances du Conseil d’administration peuvent être tenues en huis-clos, en présence des membres indépendants uniquement.

Au terme d’un exercice financier, les membres sont appelés à évaluer le fonctionnement du conseil et identifier les besoins d’amélioration de fonctionnement. Les membres sont également appelés à évaluer leur propre performance et à identifier leurs besoins de perfectionnement ainsi que des formations utiles à l’ensemble du Conseil. Un rapport de ces évaluations est présenté aux membres par le président du Conseil d’administration lors de la première séance de l’exercice financier qui suit.

Le comité de gouvernance et d’éthique est formé de trois membres indépendants du conseil d’administration (nommés par le gouvernement du Québec).

Ce comité a notamment pour fonctions :

• de voir à l’application des règles de gouvernance et d’éthique en conformité aux lois applicables, dont la loi constitutive du Conservatoire et la Loi sur la gouvernance des sociétés d’État;
• d’élaborer et de réviser des règles de gouvernance et un code d’éthique pour la conduite des affaires du Conservatoire;
• d’élaborer et de réviser un code d’éthique applicable aux membres du conseil d’administration, aux dirigeants nommés par le Conservatoire ainsi qu’aux autres employés du Conservatoire;
• de voir à l’élaboration et à la mise en œuvre de processus de plainte ou de divulgation pour gérer toute situation contrevenant aux règles de gouvernance et d’éthique;
• d’élaborer et de réviser des profils de compétences et d’expérience pour la nomination des membres du conseil d’administration, à l’exception du président du conseil et du directeur général; ces profils doivent inclure une expérience de gestion pertinente à la fonction;
• d’élaborer et de réviser les critères d’évaluation des membres du conseil d’administration;
• d’élaborer et de réviser des critères d’évaluation du fonctionnement du conseil et d’effectuer annuellement cette évaluation conformément aux critères approuvés par le conseil d’administration;
• d’élaborer et de réviser un programme d’accueil et de formation continue pour les membres du conseil;
• d’approuver tout règlement, plan ou politique touchant les facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance.

Le comité peut être saisi de toute autre question relative à la gouvernance et à l’éthique touchant le Conservatoire et être amené à donner son avis ou à émettre des recommandations sur ces questions.

Les mandats des membres sont d’une durée maximale de trois ans, renouvelables.

Les règles de fonctionnement de ce comité sont détaillées au Règlement sur le comité de gouvernance et d’éthique du Conservatoire.

Le comité d’audit et de gestion de risques est formé de trois membres indépendants du conseil d’administration (nommés par le gouvernement du Québec).

Ce comité a notamment pour fonctions :

• d’approuver le plan annuel d’audit interne du Conservatoire;
• de s’assurer qu’un plan visant une utilisation optimale des ressources du Conservatoire soit mis en place et d’en assurer le suivi;
• de veiller à ce que des mécanismes de contrôle interne soient mis en place et de s’assurer qu’ils soient adéquats et efficaces;
• de s’assurer que soit mis en place un processus de gestion des risques et d’en assurer le suivi;
• de réviser toute activité susceptible de nuire à la bonne situation financière du Conservatoire et qui est portée à son attention par l’auditeur interne ou par un dirigeant;
• d’examiner les états financiers avec le vérificateur général et l’auditeur externe nommé par le gouvernement s’il y a lieu;
• de recommander au conseil l’approbation des états financiers.

Le comité peut être saisi de toute autre question relative aux finances, au budget et au financement du Conservatoire et être amené à donner son avis ou à émettre des recommandations sur ces questions.

Les mandats des membres sont d’une durée maximale de trois ans, renouvelables.

Les règles de fonctionnement de ce comité sont détaillées au Règlement sur le comité d’audit et de gestion de risques.

Le comité des ressources humaines est formé de trois membres indépendants du conseil d’administration (nommés par le gouvernement du Québec) et d’un membre interne élu par ses pairs (enseignants).

Ce comité a entre autres pour fonctions :

• de s’assurer de la mise en place des politiques concernant les ressources humaines;
• d'élaborer et de proposer un profil de compétences et d'expérience pour la nomination du directeur général;
• d'élaborer et de proposer les critères d'évaluation du directeur général;
• de contribuer à la sélection des dirigeants;
• d’établir un programme de planification de la relève des dirigeants nommés par le Conservatoire;
• d’être informé de toute question pouvant avoir un impact significatif sur les relations de travail.

Le comité peut être saisi de toute autre question relative à tout aspect de la gestion des ressources humaines du Conservatoire et des relations de travail et être amené à donner son avis ou à émettre des recommandations sur ces questions.

Les mandats des membres sont d’une durée maximale de trois ans, renouvelables.

Les règles de fonctionnement de ce comité sont détaillées au Règlement sur le comité des ressources humaines.

Le Collège des directeurs est composé des directrices/directeurs de chacun des neuf établissements d’enseignement du Conservatoire ainsi que de la directrice générale/directeur général et de la directrice des études/directeur des études. Cette instance se rencontre sur une base régulière afin de permettre l’échange d’information, le partage de bonnes pratiques, ce qui permet au groupe de travailler en toute collégialité pour un développement intégré du Conservatoire, partout au Québec.

La composition, les objets, les fonctions et le fonctionnement du Collège des directeurs sont prévus au Règlement sur le Collège des directeurs.

Deux commissions des études sont constituées par règlements du Conservatoire, soit la commission des études en musique et la commission des études en art dramatique.

Les commissions des études sont composées principalement de membres de la communauté du Conservatoire (directeur d’établissement, enseignants, élèves à temps plein, ainsi que d’un ancien élève et d’un membre externe nommé par les membres de la commission).

Présidées par le directeur des études, les commissions des études ont pour principales fonctions de traiter des questions d’ordre pédagogique (régime pédagogique, programmes d’études, évaluation des apprentissages et sanction des études).

La composition, les objets, les fonctions et le fonctionnement de chaque commission sont prévus respectivement au Règlement sur la commission des études en musique et au Règlement sur la commission des études en art dramatique. 

Un conseil d’orientation est constitué pour chaque établissement d’enseignement (9). Ces commissions sont composées notamment de deux à trois enseignants, du responsable pédagogique le cas échéant, d’un membre du personnel non enseignant, d’un élève à temps plein, d’un parent d’élève (dans le cas des établissements en musique) et d’un nombre variable de membres externes (minimum de 3 en musique, minimum de 4 en art dramatique). Le directeur de l’établissement n’est pas membre du conseil d’orientation mais participe à ses réunions.

Les conseils d’orientation ont pour fonction de traiter les questions qui lui sont soumises par le Conservatoire concernant les orientations et l’organisation des services offerts par l’établissement. Le conseil d’orientation doit être consulté sur la nomination du directeur de l’établissement, les modalités d’application du régime pédagogique dans l’établissement, les modalités de l’organisation scolaire au sein de l’établissement, les projets de règlement concernant la conduite et la discipline des élèves, le budget alloué à l’établissement.

La composition, les objets, les fonctions et le fonctionnement des conseils d’orientation sont prévus au Règlement sur les conseils d’orientation.

Une commission pédagogique est mise sur pied dans chaque établissement d’enseignement, tel que prévu aux conditions de travail des professeurs. Ces commissions pédagogiques sont constituées d’un maximum de neuf membres, dont le directeur et des professeurs de l’établissement d’enseignement.

Les commissions pédagogiques ont pour principale fonction de de conseiller la direction sur l'organisation et le développement de l'enseignement au Conservatoire.

La composition, les objets, les fonctions et le fonctionnement des commissions pédagogiques sont prévues à la convention collective de travail en vigueur intervenue entre le Conservatoire et le Syndicat des professeurs de l’État du Québec.